Praca z WebMobile7

2.      Praca z  WebMobile7

2.1.            Uruchomienie programu.

Aby zalogować się do systemu należy uruchomić przeglądarkę internetową, wejść na stronę www.siodemka.com a następnie wybrać opcję „Wprowadź list przewozowy”.

  Rys. 1. Rozpoczęcie pracy z WebMobile7.

 

2.2.            Logowanie.

 

Po wybraniu opcji „Wprowadź list przewozowy” przechodzimy do okna logowania:

  

Rys. 2. Okno logowania.

Użytkownik - numer klienta

 Hasło - klient otrzymuje hasło od pracownika Siódemki (przedstawiciel handlowy lub pracownik działu IT) lub wprowadza samodzielnie hasło korzystając z linka jakiego otrzymał drogą mailową (w ten sposób kończy jednocześnie proces rejestracji w Webmobile7)

 

2.3.            Praca z menu głównym.

2.3.1.      Strona główna.

Poniższy rysunek (rys.3) przedstawia ekran, który wyświetla się po zalogowaniu użytkownika do WebMobile7.

 

Rys.3. Ekran strony głównej.

1. Menu główne.
2. Informacje dotyczące użytkownika, opcja wylogowania, czas do wygaśnięcia sesji.
3. Opcja wprowadzenia nowego listu przewozowego.

 W menu głównym znajdują się opcje, które pozwalają użytkownikowi na przejście do:

• strony głównej (rys. 3)

 

• listu przewozowego (rys. 36 )

Rys. 5. Menu „Raporty”.

• dokumentów wydania (rys.6)

Rys. 6 Menu „Dokument wydania”.

• odbiorców (rys. 7)

   

 Rys. 7 Menu „Odbiorcy”.

• ustawień (rys. 8)

 

W menu ustawienia (rys. 8) znajdują się opcje, które pozwalają użytkownikowi na zarządzanie własnym profilem.

Szablon listu przewozowego

Przed rozpoczęciem wprowadzania listów przewozowych zalecane jest zdefiniowanie szablonu listu przewozowego.

W szablonie listu przewozowego powinny być zdefiniowane najczęściej pojawiające się, powtarzające się usługi, wartości, dane, opisy itp. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał za każdym razem, podczas wprowadzania kolejnego listu, wybierać „ręczenie” wszystkich danych, które powinny znaleźć się na liście przewozowym. Na (rys. 9) przedstawione zostały przykładowy szablon listu przewozowego.

Rys. 9 Szablon listu przewozowego.

Jak zdefiniować szablon listu przewozowego?

Szablon listu przewozowego może być edytowany. Po wprowadzeniu zmian, szablon musi być zapisany.

W menu „Dodatkowe” użytkownik ustawia rodzaj drukarki (termiczna lub laserowa), na której będą drukowane listy przewozowego. (rys. 10).

Rys. 10. Ustawienie rodzaju drukarki.

Zmiana hasła.

Menu „Zmiana hasła” pozwala użytkownikowi na zmianę dotychczasowego hasła (rys. 11).

Rys. 11. Zmiana hasła.

Rys. 12. Pole „Odbiorca”.

Wprowadzanie nowego odbiorcy.

Nowego odbiorcę użytkownik może wprowadzić:

- korzystając z menu „Odbiorca”, opcja „Dodaj” (rys. 7 )

- wywołując okno Wprowadzenie nowego odbiorcy w oknie listu przewozowego za pomocą przycisku  (rys. 12). Pojawi się okno – formularz (rys. 13), w pola którego należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane. Pola obowiązkowe do uzupełnienia mają kolor zielony.

Rys. 13 Formularz – wprowadzanie nowego odbiorcy.

Pomiędzy oknami formularza możemy przechodzić korzystając z myszy lub przycisku Tab. Gdy zaznaczone jest pole opcji Firma można edytować pole Nazwa klienta, natomiast pola Imię i Nazwisko są zablokowane do edycji.

Gdy zaznaczone jest pole opcji Osoba prywatna można edytować pola Imię i Nazwisko, natomiast pole Firma jest zablokowane do edycji.

Kod pocztowy musi być wprowadzony w formacie dd-ddd. Jeżeli do danego kodu pocztowego przypisanych jest kilka miejscowości, po przejściu do pola Miejscowość otworzy się lista, z której będziemy mogli wybrać żądaną miejscowość.(rys. 14).

Rys. 14. Formularz – wprowadzanie nowego odbiorcy: wprowadzanie kodu pocztowego i miasta.

Podczas wprowadzania danych nowego odbiorcy mogą wystąpić błędy (rys. 15). Aplikacja WebMobile7 informuje użytkownika o błędnie wypełnionych polach w chwili kiedy będzie próbował on zapisać niekompletne lub błędnie wprowadzone informacje. Komunikaty mogą dotyczyć następujących pozycji dostępnych w formularzu Wprowadzania nowego klienta (rys. 13)

• w przypadku osoby prywatnej polami wymaganymi są: nazwisko, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu
• w przypadku firmy polami wymaganymi są: nazwa klienta, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu

Komunikaty błędów będą pojawiały się w górnej części formularza (rys. 15 ).

Pola, które nie zostały uzupełnione lub w których znalazły się błędne dane zostaną podświetlone kolorem różowym.

Rys. 15. Przykładowa lista błędów.

Aby wprowadzić do listu przewozowego dane istniejącego już w bazie Odbiorcy, należy nacisnąć przycisk  (rys. 12)

Po wykonaniu opisanej powyżej operacji otworzy się okno (rys. 16).

Rys. 16. Ekran listy odbiorców.

1 – opcje filtrowania wyświetlanych w oknie danych

2 – pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania

Wyszukiwanie odbiorcy następuje w oparciu o kryteria:

- Nr klienta

- Nr Ext – numer wewnętrzny klienta w aplikacji WebMobile7

- Nazwa klienta

- Miasto

- Kod pocztowy

- Ulica

- NIP

Lista odbiorców (rys. 16) jest domyślnie pofiltrowana alfabetycznie po nazwie klienta.

Aby wybrać odbiorcę z listy należy za pomocą myszy kliknąć na nazwę klienta, wówczas dane odbiorcy zostaną wprowadzone na list przewozowy.

Jeżeli chcemy w szybki sposób znaleźć na liście odbiorców żądanego kontrahenta powinniśmy skorzystać z odpowiednich kryteriów do wyszukiwania danych, wprowadzając je w odpowiednie pola (rys. 16 , punkt 2). Jeżeli wyszukując dane odbiorcy będziemy posługiwać się nazwą klienta możemy wprowadzić nazwę lub jej część, jeśli nie znamy pełnej nazwy klienta, umieszczając na początku znak %, następnie wyszukujemy odbiorcę klikając na przycisk Wybierz lub naciskając Enter (rys.17 ).

Rys. 17. Wybór odbiorcy, ekran po filtrowaniu.

2.3.5.     Wprowadzanie nowego listu przewozowego.

Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów przewozowych (rys.18 ), przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek.

Aby wprowadzić nowy list przewozowy należy wybrać z Menu głównego opcję List przewozowy (rys.4 ) i zaznaczyć Wprowadź nowy list przewozowy, inny sposób to wybranie w oknie głównym aplikacji opcji Wprowadź nowy list przewozowy lub naciśnięcie Przejdź.(rys.3 )

Na rysunku 18 przedstawione zostało okno, które wyświetla się po uruchomieniu opcji Wprowadź nowy list przewozowy (po uprzednio zdefiniowanym Szablonie listu przewozowego)

Rys. 18. Okno do wprowadzania nowego listu przewozowego.

Kolejność wprowadzanych danych jest dowolna, ważne jest jednak aby wszystkie wymagane pola (oznaczone kolorem zielonym) były wypełnione.

Aby zatwierdzić (zapisać) list przewozowy należy wprowadzić następujące dane:

• Nadawca
• Odbiorca
• Rodzaj usługi
• Liczba paczek wprowadzona odpowiednio wg wagi
• Potwierdzenie nadania
• Numer kuriera

Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione, nad listem przewozowym pojawi się spis błędów (rys. 19), które należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą kolorem różowym.

Rys. 19. Przykładowa lista błędów w niepoprawnie wprowadzonym liście przewozowym.

Dane nadawcy są uzupełniane automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie listu przewozowego)

Rys. 20. Pole „Nadawca”.

- Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub osoba prywatna),

- Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane adresowe dotyczące siedziby klienta,

- NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klienta,

- Telefon kontaktowy (komórkowy w formacie 6-cio cyfrowym lub stacjonarny w formacie 9-cio cyfrowym),

- Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta,

- Nazwa e-mail – adres mailowy klienta.

UWAGA! W przypadku zaobserwowania błędów w danych Nadawcy należy niezwłocznie skontaktować się z Działem IT (tel. 22 510 7 500, mail: program@siodemka.com)

W oknie „Odbiorca” zawarte są takie same pola jak w oknie „Nadawca”.

Szczegółowe informacje dotyczące Odbiorcy oraz sposobu wprowadzania danych na liście przewozowym zostały opisane w punkcie „Menu Odbiorcy”

niniejszej instrukcji.

Tabela wag i ilości podpaczek

Do funkcjonalności, która jest niezbędna do prawidłowego wprowadzenia i zatwierdzenia listu przewozowego jest okno Tabela wag i ilości podpaczek(rys. 21).

Rys. 21. Tabela wag i ilości podpaczek w oknie listu przewozowego.

Pola w oknie Tabela wag i ilości podpaczek należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym za pomocą klawiatury numerycznej po uprzednim kliknięciu lewym klawiszem myszki w wybranym przedziale wagowym, a następnie wpisać ilość podpaczek. Pola Łączna ilość i Łączna waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację (rys. 22).

Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów gabarytowych lub dłużycowych, dane należy wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie, w tym celu należy kliknąć przycisk "podpaczki"  - pozwoli to na dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom (rys. 23).

Rys. 23. Lista podpaczek.

Szczegółowe informacje dotyczące klasyfikacji podpaczek w zależności od wymiarów znajdują się na stronie 2 cennika krajowego.

Aby wprowadzić kolejną podpaczkę w oknie Podpaczek w kolumnie Aktywny należy z listy rozwijalnej wybrać odpowiedni typ podpaczki taki jak(rys. 24):

a następnie uzupełnić pola waga oraz wprowadzić wymiary, ewentualnie zaznaczyć opcję kształt (jeśli wymiary podpaczki przekraczają wymiary paczki standardowej)

Rys. 24. List „Typ podpaczki”.

Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez aplikację. Typ podpaczki jest automatycznie zmieniany przez system w zależności od wagi podpaczki lub jej wymiarów.

Aplikacja dokonuje również automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga rzeczywista

Aby powrócić do okna Listu przewozowego(rys. 18) należy kliknąć przycisk . Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy zostaną one wyświetlone nad tabelką, a pola do poprawienia zaznaczą będą kolorem różowym (rys. 25).

Rys. 25. Przykładowa lista błędów w oknie podpaczek.

Cennik usług Siódemki dostępny jest na stronie www.siodemka.com w zakładce Usługi.

Okno usług przedstawione jest na (rys. 26)

Rys. 26 Okno „Usługi”.

Aby zaznaczyć pole wyboru należy kliknąć lewym klawiszem myszki na wybraną pozycję.

Rys. 27 Okno „Ubezpieczenie”.

W opisie zawartości można wprowadzić maksymalnie … znaków.

Zaznaczenie usługi „Pobranie” pozwala na wprowadzenie kwoty pobrania. Forma pobrania domyślnie ustawiana jest przez aplikację jako konto(rys. 28 ), jednocześnie zaznacza się pole „Ubezpieczenie” (przy zaznaczonym pobraniu jest to usługa wymagana). Podając kwotę pobrania, aplikacja automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia, która jest równowartością pobrania. Okno Wartość ubezpieczenia jest edytowalne, ale należy pamiętać, że kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty pobrania.

Rys. 28 Okno „Pobranie”.

Jeżeli Forma pobrania to konto w oknie Nr konta należy wprowadzić poprawny 26-cyfrowy numer zgodny z ze standardami NRB lub IBAN. Aby na stałe zdefiniować numer konta (unikniemy w ten sposób „ręcznego” wprowadzania numeru konta za każdym razem, gdy forma pobrania ustawiona będzie jako konto) należy wybrać przycisk , następnie w nowo otwartym oknie wybrać opcję Dodaj, w ten sposób otworzone zostanie okno (rys. 29)

Rys. 29 Okno „Numer konta”.

- Opis – opis, nazwa banku (dowolna) zdefiniowana przez użytkownika, wprowadzenie której pozwoli, w przypadku większej ilości numerów kont, na łatwą identyfikację odpowiedniego numeru konta

- Konto – numer konta

Usługa Bezpieczna koperta(rys.30)określa czy przesyłka ma być dokonana za pomocą bezpiecznej koperty. Aby skorzystać z tej opcja należy wprowadzić właściwy numer bezpiecznej koperty.

MPK – miejsce powstawania kosztów

W oknie Uwagi możemy wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące listu przewozowego. Maksymalnie można wprowadzić … znaków.

·         Data i godzina nadania na liście przewozowym wypełniana jest automatyczne przez aplikację (równa jest dacie i godzinie bieżącej) i wskazuje datę i godzinę wprowadzenia listu przewozowego. Data i godzina nadania jest edytowalna, ale należy pamiętać o tym, że musi być aktualna lub w przyszłości. Format daty nadania to YYYY-MM-DD GG:MM (rok-miesiąc-dzień godzina-minuty)(rys. 31)

Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy nie zostało zdefiniowane w szablonie listu przewozowego, można wybrać je z listy wciskając przycisk , (rys. 31).

Rys. 32. Okno „Osoba kontaktowa”/ „Nazwisko nadawcy”.

Praca z oknem „Osoba kontaktowa”/ „Nazwisko nadawcy” jest bardzo podobna jak w przypadku okna odbiorców.

Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy/osoby kontaktowej należy wybrać opcję Dodaj (rys. 32). W oknie (rys. 33) wprowadzamy odpowiednie dane (pola obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym).

 Rys. 33 Okno wprowadzania danych „Osoby kontaktowej”/ „Nazwiska nadawcy”.

Aby zapisać list przewozowy należy wybrać przycisk .

Po naciśnięciu przycisku Zapisz aplikacja wyświetli komunikat (rys. 34)

OK – wybranie tej opcji spowoduje zapisanie listu przewozowego po uprzednim zweryfikowaniu przez aplikację poprawności danych, jeżeli pola będą zawierały błędy nad  listem przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami (rys. 19),które należy poprawić.

Przycisk  zamyka list przewozowy nie zapisując wprowadzonych danych (wyjście z okna).

2.3.6.      Drukowanie listów przewozowych.

Kolejnym etapem po zapisaniu wprowadzonego listu jest jego wydruk.

Wydruk listu jest równoznaczny z nadaniem mu numeru paczki.

Po wydrukowaniu listu dalsza edycja nie jest możliwa.

Po wybraniu opcji wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym listem przewozowym. Wydruki dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (w formacie PDF).

Wydrukowany list przewozowy należy przekazać kurierowi.

 

2.3.7. Menu Raporty.

 

Szczegółowy opis raportów znajduje się w punkcie 3.

- Wyszukaj dokument - wyszukiwanie (po numerze dokumentu) i wyświetlanie sporządzonych dokumentów wydania z możliwością usuwania (niepoprawnie wprowadzonych dokumentów) i wydruku dokumentów wydania.

- Wprowadź nowy - możliwość wprowadzenia nowego dokumentu wydania (wszystkie numery listów przewozowych i podpaczek muszą być wprowadzone ręcznie).

Szczegółowy sposób sporządzania dokumentu wydania paczek został opisany w punkcie 3.4.1.

UWAGA! Poprawnie sporządzony dokument wydania musi zawierać wszystkie numery podpaczek i numer kuriera. Jeżeli dokument nie będzie kompletny, jego wydruk nie będzie możliwy. Dokument taki można edytować (uzupełnić brakujące dane) lub usunąć w celu ponownego wygenerowania.